Quản lý công việc cá nhân để có một năm mới không còn ngập tràn trong deadline

Dưới đây sẽ là  5 tips mà mình tổng hợp được để chia sẻ cùng với các bạn.

- Tạo danh sách hành động hiệu quả 

• Đây là tip đầu tiên giúp bạn có thể kiểm soát các đầu việc hiệu quả hơn để tránh rơi vào tình trạng lẫn lộn chống chéo các việc từ quan trọng đến vô ích.

• Chọn ra khoảng thời gian cho danh sách hành động của bạn

• Viết ra những đầu việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian đã chọn

• Phân loại mức độ và chi tiết của từng đầu việc

• Gộp những việc mang đến hiệu quả và có liên quan trong cùng một khoảng thời gian

• Sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên

• Thêm thời gian cho: Những công việc đột suất hoặc bị gián đoạn, nghỉ giữa giờ, tìm kiếm sự hỗ trợ cho những công việc còn vướng mắc.

• Loại bỏ những công việc bạn không thể hoàn thành và giao bớt việc cho người khác nếu có thể.

• Thường xuyên kiểm tra danh sách và nhật kí công việc để có thể tiện cho việc cập nhật sửa đổi.

- Ưu tiên khối lượng công việc 

Sau khi liệt kê hết các đầu việc việc bạn cần làm tiếp đó là đặt ra thứ tự ưu tiên cho mỗi công việc để biết nên làm gì trước và nên làm gì sau!

• Xác định cơ sở cho sự ưu tiên của công việc, bạn sẽ dựa theo nhiệm vụ, quy tắc hay mục tiêu cốt lõi nào để phân loại sự ưu tiên cho các đầu việc của mình.

• Phân biệt được sự khác biệt giữa Cấp thiết và Quan trọng

• Loại bỏ những công việc bạn sẽ không bao giờ làm hoặc không nên làm

• Quyết định hoạt động quan trọng nhất trong danh sách công việc. Nếu chỉ được làm thêm một việc nữa, bạn sẽ làm việc nào? Bạn có thể dùng câu hỏi này để sắp xếp thứ tự công việc của mình.

• So sánh danh sách công việc với quỹ thời gian bạn đặt ra để loại bỏ, ủy thác và nhờ sự trợ giúp.

- Loại bỏ những công việc không đem lại giá trị 
Đôi khi chúng ta làm những việc thừa thãi mà không đem lại giá trị, điều đó làm mất đi quỹ thời gian quý báu của chúng ta. Vì vậy, biết cách loại bỏ những công việc không mang giá trị là điều vô cùng cần thiết. Bạn có thể chú ý tới những điều sau:

• Dừng lại những công việc mà không ai được hưởng lợi từ nó và làm công việc khác

• Hạn chế thường xuyên trả lời tin nhắn, email,… Tùy vào mức độ quan trọng mà bạn có nên trả lời ngay khi nhận hay không và đặt ra khoảng thời gian riêng để xử lý email.

• Đừng mất quá nhiều thời gian vào việc phân loại và lên kê hoạch công việc, Thay vào đó dành thời gian nhiều hơn để hành động

- Thực hiện danh sách hành động 

• Hãy bắt đầu thực hiện nó ngay khi vừa viết ra

• Thực hiện những việc khó nhằn trước và đôi khi bạn có thể thư giãn giải lao bằng những việc dễ hơn

• Danh sách công việc mang tính định hướng và có thể được linh hoạt sửa đổi.

• Hoàn thành từng nhệm vụ và note lại khi làm xong, đừng chỉ bắt đầu các công việc hãy kết thúc cả nó theo cách tốt nhất của bạn.

• Hoàn thành công việc theo đúng mức độ, đừng quá cầu toàn nhưng tuyệt đối không được hời hợt.

- Nhận sự hỗ trợ và ủy thác phù hợp 

• Làm rõ vấn đề bản thân bạn cần trợ giúp: khối lượng công việc quá sức hay quỹ thời giân quá eo hẹp.

• Có trách nhiệm với công việc nên khi đưa ra khó khăn hãy kèm theo giải pháp hợp lý.

• Khi khối lượng công việc quá tải ủy thác cho người khác là điều cần thiết

• Biết cách từ chối những công việc bạn không có thời gian hay không đủ năng lực thực hiện.
  
  Quản lý tốt công việc của bản thân là điều kiện tiên quyết nếu bạn muốn quản lý người khác và trở thành một leader. Hy vọng những kiến thức chia sẻ trong bài viết hôm nay sẽ giúp cho bạn không còn đau đầu vì deadline và có thể tối ưu hóa năng suất làm việc cho bản thân mình nhé.